Skal du som dansk forretningsmand eller -kvinde til møde med en potentiel ny kunde eller partner, så er der nogle vigtige regler, man bør kende. På tysk er der ingen regler uden undtagelser, og det gælder naturligvis også møderegler. Men man bør vide, at der er tydelige kulturelle forskelle i omgangsformer mellem danskere og tyskere, som man ikke nødvendigvis opdager som turist i Tyskland. Derfor er det en rigtig god ide at være opmærksom på, at der gælder andre uskrevne regler for forretningsmøder i Tyskland. Her er syv, som jeg anser som de vigtigste:
Kom til tiden
“Pünktlichkeit” – der findes sjovt nok ingen dansk oversættelse(!) – betyder, at man kommer til den aftalte tid. Dvs. at man ankommer i god nok tid til at parkere og checke ind ved receptionen i virksomheden inden det aftalte mødetidspunkt. Det viser pålidelighed og respekt for sine mødepartneres tid.
Tal tysk
Tyske forretningsfolk taler i reglen godt engelsk, i det mindste når der er tale om større, internationalt opererende virksomheder. Men da tysk tales af ca. 100 millioner mennesker i og omkring Tyskland, kan man forvente af forretningsfolk fra nabolande, at de behersker tysk mindst på samtaleniveau.
Hold på formerne
Tyskere er høflige og formelle. Man tiltaler hinanden med efternavn og glemmer ikke at bruge titlen “Dr.”, hvis den fremgår af vedkommendes visitkort eller signatur på emails. Når de spejler een med at bruge du og fornavn, hvis man selv begynder med det, så betyder det ikke, at de synes det er en god ide, men blot at man er høflig overfor sin gæst. Det giver dog ikke mere fortrolighed.
Vær forberedt
Første forudsætningen for et effektivt møde er, at man ved, hvem man mødes med og hvad der er formålet med mødet. Dvs. man kender navn og funktion på deltagerne, og man har en skriftlig dagsorden (tysk: Agenda), som man i øvrigt holder sig til.
Vær saglig
Det er kun fakta der tæller. Det nytter ikke at postulere ens produkts egenskaber og kvaliteter, man bør kunne kan dokumentere dem med eksempler, testresultater, godkendelser eller referencer. Hvis det ikke er tilfældet, så skal argumentationen være sagligt meget overbevisende.
Saml op
Når et møde slutter bør der træffes nogle aftaler: hvad er man blevet enig om, hvad skal der ske herefter, og hvem skal gøre hvad, indtil hvornår?
Følg op
Efter mødet bør man som den der har interesse i at dialogen eller samarbejdet skal fortsætte snarest – inden for 1-5 dage – følge op med en mail, der sammenfatter status efter mødet samt de næste skridt.